Zastanawiasz się, jak to jest pracować bez pośpiechu i bez stresu, że musisz jeszcze odhaczyć X zadań z listy? Jesteś przecież na swoim i nie możesz sobie pozwolić, żeby nie pracować. Ale możesz realnie uprościć pracę (i przy okazji życie!). Zacznij od efektywnego zorganizowania firmy i (uprzedzę Twoje pytanie) nie chodzi tutaj tylko o wydelegowanie pewnych zadań. W tym artykule pokażę Ci, jakich 5 nieoczywistych kroków pomoże Ci efektywnie zorganizować firmę.

1. Organizację firmy zacznij od siebie

Znasz powiedzenie: ryba psuje się od głowy? No właśnie. 😉 Nie oczekuj, że zaczniesz delegować i problemy znikną. Szczerze mówiąc — wtedy pojawią się nowe — szczególnie jeśli nie jesteś dobrze na delegowanie przygotowan_.
Zanim pomyślisz o delegowaniu, skup się na tym, żeby zadbać o podstawy, a dokładniej:

Określ, jakie wartości będą Twoim drogowskazem w biznesie. Po co? Wyobraź sobie sytuację, w której pewna duża firma proponuje Ci fajną kasę, w zamian za promowanie ich produktów (z których nigdy nie korzystał_ś). Prawdopodobnie odrzucisz taką propozycję jeśli Twoimi wartościami jest niezależność i transparentność, prawda?
Określ kierunki rozwoju firmy. To pomoże Ci zdecydować, w jakie konkretnie projekty chcesz się zaangażować.
Zadbaj o mindset. Może się to wydawać mało istotne w kontekście organizacji firmy, ale uwierz mi, jeżeli pewnych spraw nie poukładasz sobie w głowie, co jakiś czas będą one wypływać (zwykle w najmniej oczekiwanym momencie).
Spisz w jednym miejscu wszystkie rzeczy, których chcesz się nauczyć. Spisz też wszystkie wykupione kursy i szkolenia, a dodatkowo zaplanuj w kalendarzu czas, który poświęcisz na naukę i wdrażanie zdobytej wiedzy.

2. Określ, jakie procesy już masz

Dla dobrego zrozumienia — proces to ciąg logicznie uporządkowanych czynności, w wyniku których powstaje określony efekt.

Stworzenie posta do SM to proces. Napisanie oferty to proces. Obsługa klienta to ciągły proces. Praktycznie WSZYSTKO jest procesem. Procesy jako te najmniejsze elementy biznesowej układanki są ogromnie niedoceniane, a mają ogromną moc.

I teraz po pierwsze określ, jakie procesy zachodzą w Twoim biznesie. A po drugie zastanów się, czy te procesy są zadowalające i dają spodziewane efekty. Jeśli nie, prawdopodobnie czas na zmiany.

Załóżmy na przykład, że w teorii masz opracowany proces obsługi klienta, ale bardzo rzadko otrzymujesz opinie zwrotne o współpracy. Może to wynikać z kilku rzeczy.

Może Klient nie jest zadowolony?
A może po prostu o tę opinię nie został poproszony (czasami nawet kilka razy)?

Jeśli to pierwsze, możliwe, że musisz zmienić sposób świadczenia usługi. Jeśli to drugie, prawdopodobnie wystarczy po zakończonej współpracy wysłać do klienta e-mail z prośbą o opinię.

3. Pomyśl, czego Ci brakuje, żeby efektywnie zorganizować firmę

Wiesz już, co masz. Teraz zastanów się, czego jeszcze w Twojej firmie brakuje. Będzie Ci łatwiej to zrobić, jeśli na początku zrozumiesz, że procesy (o których pisałam powyżej) mogą się łączyć i tworzyć większe jednostki. Dla uproszczenia przyjmijmy, że procesy połączone ze sobą wraz z systemem zależności między nimi, tworzą SYSTEMY.

Biznes do machina złożona z kilku takich sysemów/obszarów. Możemy wyszczególnić:

SYSTEM TWOJEGO ROZWOJU (mindset, wartości, kierunki rozwoju)
SYSTEM MARKETINGOWY
SYSTEM SPRZEDAŻOWY
SYSTEM OBSŁUGI KLIENTA
SYSTEM FINANSOWY
SYSTEM ZWIĄZANY Z MARKĄ (branding, misja i wizja firmy, idealny klient)
SYSTEM OPERACYJNY (zarządzanie, organizacja, procedury)

Przyjrzyj się tym systemom i określ, czego jeszcze nie robisz. Może masz wypracowane świetne procesy w systemie marketingowym, ale obsługa klienta kompletnie leży?
A może nie masz sprecyzowanej misji, wizji i profilu idealnego klienta, a w konsekwencji cały czas trafiają do Ciebie klienci, z którymi tak naprawdę nie chcesz współpracować?

Pozostawiam do przemyślenia.

4. Zdecyduj się na narzędzia, które pomogą zorganizować firmę

Przyznam, że kiedyś poleciłabym Ci konkretną konfigurację narzędzi. Jednak przez ostanie lata doszłam do wniosku, że to nie narzędzia liczą się najbardziej, tylko sposób Twojego działania. Dlatego narzędzia musisz dopasować pod siebie — najlepiej testując różne opcje.

Jakiego typu narzędzi potrzebujesz pod kątem organizacyjnym?

Po pierwsze takiego, które pozwoli na bezpieczne przetrzymywanie plików. Może się wydawać, że dysk Twojego komputera to najlepsze miejsce, jednak chodzi nam o to, żeby:

pliki były dostępne z każdego urządzenia (dla ułatwienia pracy),
pliki były dostępne nie tylko dla Ciebie, ale też (przynajmniej w jakiejś części) dla klientów/ współpracowników (i to bez marnowania czasu na przesyłanie ich mailem),
ilość plików nie obciążała procesora (i tym samym nie spowalniała Twojej pracy),
pliki były bezpieczne.

Z pomocą przychodzą wszelkie narzędzia typu ‘chmura’: Google Drive, One Drive, Dropbox, iCloud.

Po drugie, do dobrej organizacji firmy, potrzebujesz narzędzia, w którym będziesz zarządzać zadaniami/ projektami. Owszem, na początku biznesowej drogi pewnie sprawdzi się zwykły kalendarz papierowy, czy lista TO DO w papierowej formie. Jednak w miarę Twojego rozwoju, pracy nad bardziej skomplikowanymi projektami i pojawiającą się gdzieś na horyzoncie ewentualności delegowania różnych zadań, takie narzędzie to MUST HAVE.

Przykładowe narzędzia, które możesz wdrożyć: Trello, Asana, Notion, ClickUp.

5. Stwórz strukturę folderów i trzymaj się jej

Jesteś w idealnym punkcie, żeby trochę uporządkować swoje działania. Wiesz, co masz. Wiesz, czego Ci brakuje i nad czym warto popracować. Przestań więc tracić czasu na przeszukiwanie dysku, czy folderu Pobrane.
Stwórz jasną strukturę folderów w firmie. Poniżej przykład, na którym możesz się wzorować.

Przyjemna część za Tobą — teraz czas na tę bardziej niewdzięczną. Jeśli już masz stworzoną strukturę folderów, które pomogą w organizacji firmy, czas uporządkować pliki. Przejrzyj dysk oraz folder Pobrane i wstaw pliki w odpowiednie miejsca.

Gotowe? Z pewnością kosztowało Cię to sporo pracy, więc teraz tego nie zmarnuj. Przyzwyczaj się do nowego sposobu działania i wrzucaj pliki w odpowiednie miejsca. Wypracuj nowe nawyki — tylko w ten sposób zmiany będą trwałe.

Jak widzisz organizacja firmy to nie jest rocket science. Metodą małych kroków jesteś w stanie sprawić, że Twoje działania nie będą jednym wielkim chaosem. Skupiając się po kolei, na każdym z wymienionych powyżej obszarów biznesowych sprawisz, że praca będzie bardziej uporządkowana i zacznie szybciej przynosić spodziewane efekty. Oczywiście te 5 punktów to tylko początek, ale gwarantuję, że po ich wykonaniu odczujesz znaczącą różnicę, jeśli chodzi o organizację firmy. Trzymam za Ciebie kciuki!
Monika Trocha Wyklikam.to