Jestem pewna, że nie raz otrzymałaś/łeś wiadomość, gdzie pierwszy człon adresu zaczynał się od no-reply. To jedna z taktyk większych firm, która ma spowodować, że ich skrzynki mailowe nie będą zapychane odpowiedziami na wiadomości. Z jednej strony ich rozumiem. Z drugiej – to marketingowy strzał w kolano.

Wiadomości wysyłane z adresów no-reply są najczęściej wiadomościami „zimnymi”, czysto informacyjnymi (np. złożenie zamówienia). Uniemożliwiając odpowiedź na nie szkodzimy naszej dostarczalności zwiększając prawdopodobieństwo, że reputacja domeny ulegnie pogorszeniu, a wiadomości zaczną trafiać do spamu.

Za chwilę porozmawiamy szerzej o adresach no-reply. Pokaże Ci plusy i minusy takiego rozwiązania oraz opowiem o alternatywach.

co to znaczy, że adres e-mail jest no-reply?

Adres e-mail typu no-reply to adres, który przeznaczony jest do wysyłania automatycznych wiadomości. Jeżeli spróbujesz na niego odpowiedzieć otrzymasz wiadomość o niepowodzeniu dostarczenia albo w ogóle nie otrzymasz odpowiedzi. Adresy te najcześciej wyglądają tak: no-reply@twojadomena.pl. W marketingu takie adresy często nazywamy duchami.

Jakie są plusy używania adresów no-reply?

Jak już wyżej pisałam, takie adresy najczęściej używane są do „zimnych” wiadomości. Takie wiadomości najczęściej zawierają informacje transakcyjne: o złożeniu zamówienia, wysyłce czy informacji, że zamówienie zostało zrealizowane.

Niektóre firmy celowo używają takich adresów. Dzięki temu minimalizują ilość pracy (mniejsza liczba odpowiedzi, bo ścieżka kontaktu jest dłuższa) i zmuszają ludzi do kontaktu np. z określonymi działami: sprzedaży, reklamacji, współpracy itd.

No i chyba plus, który przemawia do mnie najbardziej: chronią przed niechcianymi mailami i spamem. Dzięki temu minimalizujemy ryzyko phishingu czy innych form ataków poprzez e-mail.

chcesz wysyłać maile no-reply? Zobacz co powinien zawierać taki e-mail

koniecznie dołącz adres e-mail do kontaktu
jeżeli masz, podlinkuj do FAQ
podlinkuj politykę prywatności
raz w miesiącu sprawdź statystyki maili no-reply – powiedzą Ci, czy ta forma się sprawdza czy może warto z niej zrezygnować

Jakie są wady używania adresów no-reply?

Wad (przynajmniej dla mikro- i małej firmy) jest znacznie więcej niż zalet. Przede wszystkim – strategicznie i marketingowo to klapa. Jestem zwolenniczką ułatwiania klientom życia. A brak możliwości kliknięcia odpowiedz w wiadomości komplikuje im życie. Dodatkowo, jeżeli klient jest niezadowolony to poziom jego zadowolenia wzrośnie.

Z dużym prawdopodobieństwem również Twój dostawca usług do e-mail marketingu odradzi Ci to rozwiązanie. Ma to ogromny wpływ na spamscore (odbiorcy w oczach filtrów antyspamowych nie wchodzą w interakcje z mailami), a także na prawo. Same maile no-reply nie są niezgodne z RODO czy CAN-SPAM, ale pamiętaj, że żeby takie maile stały w zgodzie z prawem muszą zawierać określone elementy.

Poznaj 3 alternatywy dla adresów no-reply

Adres e-mail z dedykowanym aliasem
Tłumacząc z marketingowego na nasze – stwórz dedykowany adres e-mail. To normalna praktyka w firmach, gdzie pracuje się zespołowo. W naszej firmie takim adresem jest kontakt@paniodklikania.pl. Pod tym adresem czeka Monika, która odpowiada za kontakt z klientem. Jeżeli jakiś mail wymaga mojej ingerencji, jest mi przypisywany (korzystamy z freshdeska).
Klikalny dedykowany adres e-mail oraz FAQ
Jeżeli już musisz używać adresu no-reply spraw, żeby kontakt z Tobą był maksymalnie ułatwiony. Dodaj w wiadomości klikalny adres do kontaktu (przed adresem wstaw mailto:) oraz przycisk prowadzący do sekcji FAQ.
Większy porządek = zarządzaj wiadomościami przychodzącymi
Zdradzę Ci sekret: nie ważne czy używasz gmaila firmowego, czy outlocka, sparka, spike czy innego. Wszyscy Ci dostawcy mają filtry, które możesz skonfigurować.
Dla przykładu: jeżeli mail zawiera słowo reklamacja lub zwrot to może zostać przypisany do konkretnego folderu, osoby lub zostać oznaczony tagiem. Proste, prawda?

Jakie jest moje zdanie w temacie? Ułatwiaj, nie utrudniaj. Jeżeli nie otrzymujesz tysięcy wiadomości dziennie to nie widzę potrzeby używania adresów no-reply. Ale jeżeli już musisz, przygotuj je porządnie i spraw, że odbiorca nie będzie miał wątpliwości, jak się z Tobą skontaktować.